Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat in einem Urteil vom 16.02.2011 (Az.: 4 Sa 2132/10) entschieden, dass ein Arbeitgeber die dienstlichen Emails seiner Mitarbeiter einsehen darf, sofern diese z.B. krankheitsbedingt ausfallen. Die Emails dürfen auch zur Beantwortung von Kundenanfragen oder für sonstige wichtige geschäftliche Angelegenheiten kopiert werden.
Der im vorliegenden Fall verklagte Arbeitgeber griff auf die dienstlichen Mails einer seiner Mitarbeiterinnen zu, nachdem diese längerfristig erkrankte und weder eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichtete, noch einen Stellvertreter bestimmte. Vor dem Zugriff versuchte der Arbeitgeber mehrfach die Klägerin zu kontaktieren, was sich jedoch als vergeblich erwies.
Er informierte den Betriebsrat über sein Vorhaben und trennte genau die privaten Emails von den dienstlichen. Bearbeitet wurden nur wichtige dienstliche Mails, die in der Zwischenzeit eingegangen sind.
Gegen dieses Vorgehen klagte die Mitarbeiterin vor dem Arbeitsgericht. Dieses wies die Klage jedoch ab.
Nach Ansicht der Richter, wurden vom beklagten Arbeitgeber alle Maßnahmen ergriffen, um nicht auf die Emails zugreifen zu müssen. Trotz mehrfacher Versuche, blieb ein Kontakt mit der Mitarbeiterin aus. Zudem bezog der Chef hier auch den Betriebsrat mit ein, was eindeutig für ein ordnungsgemäßes und sauberes Vorgehen sprechen würde.
Aus Gründen der Fortführung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, muss es dem Arbeitgeber möglich sein, auf die dienstlichen Mails eines Mitarbeiters zuzugreifen, sofern dieser längerfristig abwesend ist. Da hier alle privaten Mails sofort aussortiert wurden und keine Kenntnisnahme der Inhalte stattfand, sie das Verfahren des Chefs hier nicht zu beanstanden, so das Gericht.
Wichtig für den IT-Unternehmer:
Durch das Urteil des LAG wurde ein mehr oder minder sicheres und praktisches Verfahren für Arbeitgeber manifestiert, um sich rechtlich korrekt Zugang zu dienstlichen Mails von Mitarbeitern zu verschaffen, sofern diese ausfallen und keine Vertretung bestimmt haben.
Dennoch sollte stets daran gedacht werden, dass die Grundsatzfrage, ob und wie Arbeitgeber die Mails ihrer Mitarbeiter lesen dürfen, nicht abschließend rechtlich geklärt ist. Ein gewisses Restrisiko verbleibt nach wie vor. Ein Rechtsverstoß in solchen Fällen stellt neben arbeitsrechtlichen Problemen auch eine datenschutzrechtliche Ordnungswidrigkeit und ggf. auch eine Straftat dar.
Um sich noch besser abzusichern, sind Techniken zu empfehlen, mit denen die Mitarbeiter ihre Mails in die Kategorien „Privat“ und „Dienstlich“ unterteilen können. Um abschließend rechtliche Fallstricke zu vermeiden, sollte hier ein mögliches Zugriffskonzept mit einem Fachanwalt für IT-Recht durchgesprochen werden.
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