Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) stellen für das Finanzamt ein relevantes Regelwerk während der Durchführung von Betriebsprüfungen dar.

Oftmals wurde festgestellt, dass bereits die Ausstattung mit einer hierfür verwendbaren Software oftmals schon das Basisproblem darstellt. Viele der kleinen und mittelständischen Unternehmen wissen zudem oftmals nicht genau über ihre Pflichten bescheid.
Solche Vernachlässigungen führen dann zu teilweise schmerzhaften Sanktionen für die Unternehmer. Z.B. können die Finanzämter Strafen und Bußgelder verhängen oder Steuerschätzungen durchführen. Dies ist oftmals sehr teuer und sollte daher weitestgehend vermieden werden.
Die Softwarelösungen sind oftmals nicht so teuer, wie gedacht und laufen bereits auf einfachen Microsoft SQL-Servern.
Das Finanzamt kann sich bei der Betriebsprüfung einer von drei Arten des Zugriffs auf die Daten bedienen. Die Finanzbeamten können einerseits direkt vor Ort, im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs auf die DV-Systeme zugreifen und diese prüfen. Andererseits können sie auch den mittelbaren Datenzugriff wählen. Hierbei wertet der geprüfte Unternehmer seine Daten selbst, nach den Vorgaben des Finanzamtes, maschinell aus oder lässt dies von Dritten erledigen. Der Prüfer beobachtet hier nur die Auswertung.
Daneben gibt es noch die Möglichkeit der Datenträgerüberlassung. Hierbei überlässt der Unterenhmer dem Finanzamt einen digital auswertbaren Datenträger. Der Finanzbeamte kann auch mehrere Möglichkeiten gleichzeitig in Anspruch nehmen. Die hierfür anfallenden Kosten sind vom Unternehmen zu tragen.
Links:Das FAQ zur GDPdU auf bundesfinanzministerium.de
Wichtig für den IT-Unternehmer:
Auch für kleine und mittelständische Unternehmen besteht die Pflicht, GDPdU-konforme Buchhaltungsverfahren einzusetzen. Diese führen nicht nur zu einer gesetzeskonformen Unternehmensführung, sondern erheben auch die Effizienz betrieblicher Abläufe und Senken somit die Kosten. Darüberhinaus lassen sich dadurch bessere Datenkontrollen durchführen und unnötige Steuerlasten eliminieren. Vor der Durchführung eines GDPdU-Projekts, sollte ein in diesem Bereich fachkundiger Anwalt eingeschaltet werden, um eine Compliance im Bereich der Rechnungslegung und Buchführung zu gewährleisten und Unsicherheiten hinsichtlich der im Rahmen einer Betriebsprüfung zu übergebenden Unterlagen und Daten zu beseitigen.
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