Digitale Archivierungspflicht auf für KMU verbindlich

Bereits seit Anfang 2002 ist ein Gewerbetreibender gem. §§ 147 Abs. 6, 146 Abs. 5 der Abgabenordnung (AO) dazu verpflichtet, steuerbezogene Daten und Informationen bis zu zehn Jahr in digital auswertbarer und strukturierter Form aufbewahren. Hierbei ist die Größe sowie die Art des Unternehmens völlig irrelevant und befreit nicht von dieser Pflicht.

Zweck dieser Vorschriften war die Zeiteinsparung der Prüfer sowie die Vermeidung von Dokumentationslücken in der Buchführung eines Unternehmens. Nach aktuellen Erkenntnissen der Finanzbehörden, kommen kleine und mittelständische Unternehmen diesen Anforderungen jedoch sehr oft nicht oder nicht hinreichend nach.

Oftmals wurde festgestellt, dass bereits die Ausstattung mit einer hierfür verwendbaren Software oftmals schon das Basisproblem darstellt. Viele der kleinen und mittelständischen Unternehmen wissen zudem oftmals nicht  genau über ihre Pflichten bescheid.

Solche Vernachlässigungen führen dann zu teilweise schmerzhaften Sanktionen für die Unternehmer. Z.B. können die Finanzämter Strafen und Bußgelder verhängen oder Steuerschätzungen durchführen. Dies ist oftmals sehr teuer und sollte daher weitestgehend vermieden werden.

Um hier Abhilfe zu schaffen bietet der Markt mittlerweile diverse Softwarelösungen, die gerade auf die Bedürfnisse von Klein- und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten sind. Auch eine diverse Zahl von qualifizierten Anwälten hat sich im IT-Compliance Bereich angesiedelt, um hier die notwendige Beratung anbieten zu können.

Die Softwarelösungen sind oftmals nicht so teuer, wie gedacht und laufen bereits auf einfachen Microsoft SQL-Servern.

Daneben können steuerrelevante Daten auch durch Dienstleister im Rahmen von Datensicherungen ausgelagert werden. Hier sind z.B. sog. Hosted-Exchange-Lösungen interessant, bei welchen ein externer Dienstleister die Verarbeitung und Verwaltung von Daten übernimmt.

Das Finanzamt kann sich bei der Betriebsprüfung einer von drei Arten des Zugriffs auf die Daten bedienen. Die Finanzbeamten können einerseits direkt vor Ort, im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs auf die DV-Systeme zugreifen und diese prüfen. Andererseits können sie auch den mittelbaren Datenzugriff wählen. Hierbei wertet der geprüfte Unternehmer seine Daten selbst, nach den Vorgaben des Finanzamtes, maschinell aus oder lässt dies von Dritten erledigen. Der Prüfer beobachtet hier nur die Auswertung.

Daneben gibt es noch die Möglichkeit der Datenträgerüberlassung. Hierbei überlässt der Unterenhmer dem Finanzamt einen digital auswertbaren Datenträger. Der Finanzbeamte kann auch mehrere Möglichkeiten gleichzeitig in Anspruch nehmen. Die hierfür anfallenden Kosten sind vom Unternehmen zu tragen.

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen besteht die Pflicht, GDPdU-konforme Buchhaltungsverfahren einzusetzen. Diese führen nicht nur zu einer gesetzeskonformen Unternehmensführung, sondern erheben auch die Effizienz betrieblicher Abläufe und Senken somit die Kosten. Darüberhinaus lassen sich dadurch bessere Datenkontrollen durchführen und unnötige Steuerlasten eliminieren. Vor der Durchführung eines GDPdU-Projekts, sollte ein in diesem Bereich fachkundiger Anwalt eingeschaltet werden, um eine Compliance im Bereich der Rechnungslegung und Buchführung zu gewährleisten und Unsicherheiten hinsichtlich der im Rahmen einer Betriebsprüfung zu übergebenden Unterlagen und Daten zu beseitigen.