Letzten Freitag am 01.07.2011 ist das Steuervereinfachungsgesetz in Kraft getreten. Dies soll die Verwendung von elektronischen Rechnungen für Unternehmer vereinfachen. Bisher mussten, damit der Vorsteuerabzug aus einer elektronischen Rechnung gegeben war, aufwendige Nachweise, wie z.B. eine elektronische Signatur verwendet werden. Seit letzte, Freitag (dem 01.07.2011) gibt es hier erhebliche Vereinfachungen auf Grund des Steuervereinfachungsgesetzes.
Das Gesetzt schreibt nun vor, dass bloß ein nachvollziehbares und verlässliches innerbetriebliches Prüfungsverfahren zwischen Rechnung und Leistung existieren muss. Dies bedeutet nicht mehr und nicht weniger, als eine Kontrolle vom Eingang der Leistung, bis zur Begleichung der Rechnung. Ein solches Prüfungsverfahren haben alle Unternehmen auch bisher schon für Papierrechnungen praktiziert. Hier reicht ein einfaches Rechnungswesen aus. Das Gesetz macht hier keine Vorgaben zur Art oder Form dieses Prüfverfahrens.
Auch kleine Unternehmen, die kein fest etabliertes kaufmännisches Rechnungswesen haben, können der Prüfungspflicht dadurch gerecht werden, dass sie beispielsweise durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein sichergehen, dass alles seine Richtigkeit hat. Ein gesondertes maschinelles Verfahren wird für die Prüfung nicht abverlangt.
Der Unternehmer sollte und wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob
- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
- der Rechnungsaussteller tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
- die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.
Die einzigen Voraussetzungen sind, dass die elektronischen Rechnungen so in derselben Form archiviert werden, wie sie eingegangen sind. Zudem muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr nachträglich verändert werden können. Darüberhinaus müssen sie im Laufe und für die Dauer der Archivierungsfrist jederzeit abrufbar und maschinell auswertbar sowie lesbar sein. Ein Archivieren der Rechnung ausschließlich in Papierform, nachdem diese ausgedruckt wurde, genügt den Anforderungen des Gesetzes allerdings nicht. Einen Ausdruck der Rechnung wird man jedoch schon aus Gründen eines Zuverlässigen Rechnungswesens sowie der Bearbeitung der Buchhaltung ohnehin ablegen.
Wie die Papierrechnung muss auch die elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:
- vollständigen Name und Anschrift des Leistenden;
- vollständigen Name und Anschrift des Rechnungsempfängers;
- die richtige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (ggf. muss diese vom Rechnungsempfänger geprüft werden!);
- Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum);
- fortlaufende Rechnungsnummern;
- Menge, Umfang und Art der Lieferung oder Leistung;
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. der Vereinnahmung des Entgelts (die Angabe lediglich des Rechnungsdatums reicht nicht aus, es sei denn, dass in der Rechnung ausdrücklich steht, dass Rechnungs- und Leistungsdatum identisch sind);
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt;
- jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, die nicht im Entgelt berücksichtigt ist; d.h. z. B. der jeweilige Skontobetrag ist anzugeben;
- den anzuwendenden Steuersatz, den Steuerbetrag und / oder ggf. einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Links:Beitrag auf bdi.eu
Wichtig für den IT-Unternehmer:
Obwohl mit dem Inkrafttreten des Gesetzes die Verwendung eines Signatur- oder EDI-Verfahrens nicht mehr notwendig ist, damit eine elektronische Rechnung im Wege des Vorsteuerabzugs anerkannt wird, ist dennoch dazu zu raten, ein solches Verfahren weiter anzuwenden. Erstens hat man damit die Sicherheit bezüglich der Echtheit sowie Herkunft der Rechnung und zweitens stellt man damit auch die Unversehrtheit des Inhalts bei der Archivierung sicher. Somit genügt man mit einem solchen Vorgehen zumindest bereits teilweise den Anforderungen des neuen Gesetzes im Punkto Prüfungspflichten und sichert sich gegen Betrug und Täuschung ab. Darüberhinaus gelten EU-weit unterschiedliche Regelungen bezüglich des Vorsteuerabzugs für elektronische Rechnungen, welche allerdings stets eine im Rahmen eines Signatur- oder EDI-Verfahrens erhaltene Rechnung anerkennen. Vor allem für Unternehmen, die Geschäftspartner außerhalb der Bundesrepublik haben, vereinfacht die Verwendung von Signaturverfahren die steuerliche Berücksichtigung von Rechnungen.
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